את שרון גולן זכיתי להכיר לעומק בזכות קורס בלוגינג מתקדמות שהיא לומדת אצלי כעת. אני מאוד גאה בשרון כי היא לוקחת את הבלוגים שלה בשתי ידיים סופר סופר רציניות, ואפשר כבר לראות הרבה תוצרים חיוביים מהתהליך הזה.

הזמנתי את שרון לכתוב פוסט אורחת, כי הצורה שהיא מנהלת את "מאחורי הקלעים" של הבלוג שלה, הזכירה לי את צורת ניהול אתרי דיסקונט שזכיתי לעשות לפני המון שנים…. יש פה הרבה הסברים טכנים – אני ממליצה לכל הטכנופוביות למיניהן, תפקחו את העיניים ותקראו. אתן לא חייבות ישר לקפוץ על המציאה, אבל לפחות תקראו. יום יבוא ותגידו לי תודה.

הקדמה

לאפליקציית טרלו הגעתי די במקרה. אחרי שנה וקצת של ניהול הבלוג שלי, עם יותר מ-30 פוסטים כבר מאחורי, הבנתי שדרך העבודה שלי עד היום, של ניהול הרעיונות בגוגל keep ועוד מקומות, בלי יכולת לעבוד על כל פוסט לעומק ולקבל ראיה רחבה יותר של התהליך שכל פוסט עובר + צפי קדימה – פשוט לא יקדמו אותי מספיק מהר, ויצאתי לחפש דרך חדשה.

אחרי שיטוט די ארוך ביוטיוב (המקור שלי להרבה אפליקציות ושיטות עבודה מעולות), מצאתי סרטון די קצר שמסביר איך לנהל את הבלוג כמו editorial של מערכת עיתון/מגזין באמצעות Trello.

הכלי עצמו ותהליך העבודה נראו לי די פשוטים אז החלטתי ללכת על זה ולהתחיל לרכז את כל הפוסטים והרעיונות שלי לגבי הבלוג רק באפליקציה הזו, במחשב ובסלולרי שלי.

נעים להכיר – טרלו

מה זו המערכת?

טרלו היא מערכת ניהול מאוד קלה ללמידה ועבודה, שמתבססת על העברת פתק אחד לאורך מסלול חיים אחד ארוך בין עמודות שונות של שלבי התהליך. אני משתמשת בה בתהליך הרגיל שאני עוברת משלב הרעיון ועד להעלאת הפוסט והפצתו.

למה לבחור דווקא בה?

יצא לי (ובטוח גם לכן) לעבוד על הרבה כלים שונים לניהול הרעיונות והמשימות שלנו בהקשר של הבלוג, אבל אחרי כמעט שנה שאני עובדת על המערכת הזו אני חייבת להגיד שהיא באמת הכי קלה ונוחה, וכאשר מטמיעים בה תהליכי עבודה, לייבלים (שארחיב עליהם בהמשך) וצ'קליסטים שחוזרים על עצמם, העבודה על כל פוסט מתקצרת משמעותית, כי אנחנו באמת יכולות להתמקד בכתיבת הפוסט בלי להתעכב כל פעם מחדש על להיזכר בכל הפעולות הקטנות שצריך לבצע תוך כדי ולאחר ההפצה.

מה זה אומר לנהל את הבלוג כמגזין

יצא לכן לראות את הסרט 'השטן לובשת פראדה'? אני מניחה שלרובכן כן..

אז בסרט אנחנו זוכות להצצה נדירה לעולם המגזינים היוקרתיים, בראשם VOGUE ואפשר לראות ממש בקטנה איך הם מנהלים את התוכן של הכתבות בו.

בגדול המבנה של התהליך העבודה הוא די פשוט:

רעיון לכתבה/פוסט > תזמון תאריך הפרסום (שיהיה לנו דד-ליין) > כתיבת הפוסט (ושיתוף אנשים נוספים אם צריך) > פוטושוט (Photo Shoot – יום צילום אם צריך תמונות ייחודיות) > תזמון תאריך סופי של עליה לאוויר + פינישים אחרונים > פרסום הפוסט

תהליך פוסט יעיל – מההתחלה ועד ההפצה

להתחיל מהבסיס

רגע לפני שנצלול להסבר, נעצור ונבין מונחי בסיס של המערכת.

טרלו מורכבת מלוחות, עמודות ופתקים, שנראים ככה:

אפשר ליצור מספר בלתי מוגבל של לוחות, עמודות בכל לוח ופתקים בתוך עמודה.

נצלול לביצוע – שלב הרעיון

כשעולה לי רעיון חדש לפוסט, לא משנה אם בזמן פגישה, שיחה, תוך כדי עבודה, עם הילדים ועוד.. אני פשוט נכנסת לרגע לטרלו בנייד או במחשב ומוסיפה פתק חדש עם הרעיון – כדי שלא יברח.

לצרף את כל התוכן הרלוונטי לפתק

עכשיו, אחרי שכתבתי את הפתק אני רוצה לתת לו תאריך יעד.

מכיוון שיש לי רשימה די ארוכה של פתקים, עם רעיונות טובים, מעולים וכאלה שקצת פחות – ואז אני פשוט עוברת על הרשימה וקובעת תאריכי פרסום לכל אחד מהפוסטים הבאים שאני רוצה לעבוד עליהם. במקרה של הבלוג שלי, אני מעלה פוסט אחת לשבוע ברביעי, אז תמיד לוח השנה של הבלוג מכיל פוסטים רק ברביעי (אלא אם חרגתי או דילגתי שבוע).

מה אפשר לצרף לפתק?

• תאריך יעד
• תמונות להשראה או כאלה שנשתמש בהן בתוך הפוסט (שלנו או של אחרים)
• לינקים החוצה (אפשר בDrag&Drop ישירות מהדפדפן לגרור את הלינק לתוך הפתק)
• שותפים לעריכה – אם יש אנשים נוספים שנרצה שיעזרו לנו בכתיבת הפוסט – זה המקום לשלוח להם הודעה ולצרף אותם לעריכת הפתק הספציפי
• תגיות – הסבר על השימוש בהן בהמשך הפוסט
• צ'קליסטים – אחרי זמן מה של עבודה על פוסטים הכנתי 4 סוגים שימושיים של צ'קליסטים שאני טוענת לתוך כל פתק חדש: לפני כתיבה, כתיבת הפוסט, עריכת הפוסט והפצת הפוסט (לינק להורדת הצ'קליסטים בסוף הפוסט)
• קבצים נוספים מדרופבוקס או מקומות אחרים (דרך Power-Ups – אגב, אי אפשר להתקין יותר מPower-Up אחד ללוח, אלא אם משתמשים בטרלו בתשלום)
• הערות – Comments ו-Description.

להתקדם בזמן

חשוב לזכור:

1. כל פתק צריך לעבור משמאל לימין כמעט את כל העמודות עד שיגיע לעמודה Published.
   
   
2. רצוי לכתוב בכותרת הפתק בדיוק מה יש בפנים, כדי שיהיה קל ברפרוף להבין מה הפתק הבא שנעבוד עליו ומה הוא מכיל.
3. ממליצה גם לעבוד עם צבעים של תגיות (Labels) לקטגוריות שונות או שלבים שונים בתהליך, כדי להקל על הזיהוי הויזואלי.
4. כל פתק שקיבל תאריך ביומן יקבל אוטומטית את סימון התאריך עליו
   
   

צבעים שולטים

כשרק התחלתי להשתמש בטרלו השתמשתי בתגיות לסמן באיזה שלב בתהליך הפתק נמצא, אבל עם הזמן הבנתי עם עצמי שזו סתם כפילות, אז את התגיות שיניתי לסוג הפוסט (אפשר לסמן בזה סדרות שונות של פוסטים, ווישליסטים, מדריכים מסוגים מסוימים ועוד הרבה רעיונות..).

לוח שנה – איך משתמשים?

כמו שכתבתי קודם, אצלי בבלוג  אני פשוט עוברת על הרשימה וקובעת תאריכי פרסום לכל אחד מהפוסטים הבאים שאני רוצה לעבוד עליהם (בימי רביעי – יום הפרסום שלי) ובשביל זה הכי נוח קודם כל להתקין ללוח את ה-Power-Up של היומן.

לעבור לתצוגת יומן ואז לגרור את הפתקים ליום הנכון (התאריך משתנה בהתאם תוך כדי גרירה).

בנוסף, כדי שזה יהיה ממש נוח, אפשר לחבר בין הלוח שנה הזה לGoogle Calender (למי שעובדת איתו) ואז אפשר גם לראות ביומן את כל תאריכי הפרסום הבאים, כדי לתכנן טוב יותר את הזמן שלנו קדימה.

* למה חשוב להגדיר Due Date לפוסט?

אפשר להגדיר תאריך יעד (Due Date) לשני מצבים שונים:

1. תאריך הפרסום של הפוסט, ואז לכוון את כל הכתיבה של הפוסט ליעד שנקבע.
2. תאריך העבודה על הפתק הספציפי, במקרה של ניהול פרויקט באמצעות טרלו, ואז אפשר לקבוע תאריך ושעה, ובאמצעות הסנכרון ליומן גוגל, זמן העבודה על הפתק מופיע גם ביומן.

למה זה חשוב להגדיר תאריך יעד?

כי כשיש לנו דד-ליין מוגדר, אנחנו אוטומטית יותר מכוונות מטרה ויודעות לפרוט ולתתי משימות את כל הפעולות הבאות עד שהכל מוכן, וגם – יש לנו אחריות מול עצמנו להתמיד ולהשלים את כתיבת הפוסט.

צ'קליסטים

כמו שציינתי מעלה, אני מאוד אוהבת לעבוד עם צ'קליסטים (לא רק בטרלו אגב..), כי כל דבר שאני יכולה להפוך לאוטומטי או סמי-אוטומטי ולהוריד קצת מהצורך שלי לזכור את כל הפרטים הקטנים – זה מבורך.

אחרי שימוש לאורך זמן בטרלו לכתיבת פוסטים, יצרתי 4 צ'קליסטים שונים לשלבים השונים בתהליך כתיבת הפוסט, משלב ניתוח הרעיון ועד ההפצה (לינק להורדה בסוף הפוסט).

מה שמגניב בצ'קליסטים של טרלו, זה שגם אפשר לטעון אותם תוך הפתק ממש בקלות בלי להקליד כל פעם מחדש מה צריך לעשות, וגם שככל שאנחנו מסמנות יותר V על משימות שבוצעו, ככה הסרגל העליון זז ומסמן כמה אחוזים עברנו כבר (משחק כיפי בפני עצמו :).

הוספת תמונת קאבר

אחרי שסיימנו (או כמעט סיימנו את העבודה על הפוסט) אפשר להוסיף אליו תמונת קאבר. זו תמונה שתלווה את הפוסט בלוח הראשי, וככה מעבר לכותרת והתווית יהיה לנו ייצוג ויזואלי ממשי שיקל עלינו בעתיד להבין באיזה פוסט מדובר.

עמודת Published

כל הפתקים בעמודת הפאבלישד שלי, מופיעים עם תמונת קאבר ועם תאריך הפרסום שלהם (לא משנה מה היה תאריך היעד המקורי – אותו דבר או שונה), והם מסודרים בסדר יורד, כלומר הפוסט הכי חדש מצטרף להיות העליון ברשימה.

מעבר לטרלו

בשלב הזה, אני מאמינה שכבר השתכנעת שטרלו הוא הכלי המתאים בשבילך, ואת בטח תוהה איך לעזאזל את הולכת להעביר את כל הרעיונות לפוסטים שלך שמפוזרים בכל מיני מקומות לתוך טרלו.

אז אל תדאגי, מצאתי לך 2 דרכים ממש פשוטות:

1. העתק-הדבק – אם ריכזת עד היום את הרעיונות ברשימה בתוך מסמך, או בקובץ אקסל, אפשר פשוט לעשות העתקה לכל התאים/השורות ולהדביק בטרלו, הוא כבר ידע לשאול אותך האם לשים הכל באותו פתק או לפצל לפתקים שונים.
2. זאפייר – זאפייר (zapier) הוא כלי מטורף, שעוד לא התחלתי בכלל לגרד את תחתית היכולות שלו, אבל בגדול מה שהוא יודע לעשות זה לחבר בין מערכות. לכן, אם התוכן שלך מנוהל היום בכלי אחר ואת רוצה להעביר אותו לטרלו, אני די בטוחה שלזאפייר יש את הפתרון.

וכדי שיהיה לך ממש קל לעבור, הכנתי לוח טרלו לדוגמא, עם כל הכלים שדיברתי עליהם במהלך הפוסט:
הצ'קליסטים שלי, התגיות ועוד הרבה.. פתוח לשימושך, ככה שתוכלי להעתיק לך ללוח שלך את כל הכלים בנוחות ובמהירות.

אם יש לך שאלות לגבי המעבר, מוזמנת לכתוב אליי ל: fingerfoodcoil@gmail.com

******************************

וואו! תודה שרון גולן, עכשיו עשית לנו שיעורי בית מהסרטים. אני אוהבת את זה. אשמח שתכתבו  לי איך אתן מנהלות את הבלוג שלכן? אני מנהלת אותו באמצעות מחברות, מיילם ואקסלים. (אולי באמת אעבור עכשיו לטרלו בזכות שרון). על כל השיטות שלי אני מפרטת בקורס און ליין של השראת כתיבה . ואיך את?